Засади використання автоматизованої системи документообігу Харківського апеляційного адміністративного суду

Затверджено

Зборами суддів Харківського

апеляційного адміністративного суду 

Протокол № 17 від 02.10.15 року

зі змінами, внесеними Рішенням зборів суддів Харківського апеляційного адміністративного суду № 5 від 27.02.2017 року

Засади використання автоматизованої системи документообігу Харківського апеляційного адміністративного суду

І. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Харківського апеляційного адміністративного суду (далі Засади) розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

1.2. В Харківському апеляційному адміністративному суді (далі - суд) використовується комп’ютерна програма «Діловодство спеціалізованого суду» (далі -  КП «ДСС»).

1.3.  КП «ДСС» використовується для документообігу суду, обміну інформацією між судами та передачі інформації до центральних баз даних.

        1.4 . Для функціонування КП «ДСС» в суді забезпечується:

 - своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

-   захист інформації автоматизованої системи в суді;

-  інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.5.  КП «ДСС» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

-   розподіл судових справ між суддями;

-  створення  процесуальних документів та реєстрація документів у судовій справі;

-  контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;

-  використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

-   відправку судових рішень і окремих думок суддів,викладені у письмовій формі  до Єдиного державного реєстру судових рішень;

-   оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

-  індексацію документів та їх контекстний пошук;

-  виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі;

- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

-  надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

1.6. Користувачами КП «ДСС» є судді та працівники апарату суду, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом керівника апарату суду. 

1.7.  Користувачі КП «ДСС» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.8. Користувачі КП «ДСС» зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

1.9. Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.

ІІ. Принципи використання

автоматизованої системи документообігу суду

2.1 Використання автоматизованої системи документообігу суду ґрунтуються на принципах:

 - централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді; 

-      оперативності  внесення до програми даних; 

-      достовірності внесеної до програми інформації; 

-      захисту інформаційних ресурсів програми від стороннього несанкціонованого втручання;

-  відповідальності користувачів програми за зміст інформації, внесеної до програми.

ІIІ. Засади формування складу колегій суддів

3.1 Засади формування колегій суддів в Харківському апеляційному  адміністративному суді здійснюються згідно з Законом України «Про судоустрій і статус суддів» (в редакції Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд» від 12.02.2015 № 192-VIIІ) шляхом створення постійно діючого персонального складу колегій суддів, визначеного зборами суддів Харківського апеляційного адміністративного суду.

        3.2.  Колегія суддів для розгляду справи – колегія суддів у розумінні         ст. 24 Кодексу адміністративного судочинства України у кількості трьох суддів, яка формується для розгляду конкретної адміністративної справи з числа суддів, що входять до складу постійної колегії суддів Харківського апеляційного адміністративного суду.

        3.3. Постійні колегії суддів Харківського апеляційного адміністративного суду визначаються з метою належної організації та упорядкування процесу формування персональних складів колегій суддів для розгляду адміністративних справ. 

 3.4. Кількісний склад постійної колегії суддів Харківського апеляційного адміністративного суду не може бути меншим за трьох осіб.

3.5. Формування колегій суддів для розгляду справ, пов’язаних з державною таємницею, здійснюється зборами суддів Харківського апеляційного адміністративного суду, з урахуванням наявності допуску суддів до державної таємниці.

IV. Розподіл судових справ

4.1.        Згідно з вимогами Положення в суді застосовується: 

-         автоматизований розподіл судових справ (у тому числі пакетний   автоматизований розподіл справ);

-         розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді (колегії суддів);

-         повторний автоматизований розподіл судових справ.

4.2.         Автоматизований розподіл справ

4.2.1. При автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається суддя-доповідач із числа всіх суддів Харківського апеляційного адміністративного суду.

4.2.2. Розгляд конкретної адміністративної справи здійснюється колегією у складі судді-доповідача, визначеного автоматизованою системою документообігу суду, та суддів відповідної колегії суддів Харківського апеляційного адміністративного суду  до складу якої входить суддя-доповідач.

Персональний склад колегій суддів Харківського апеляційного адміністративного суду та резервні судді,  визначаються рішенням зборів суддів Харківського апеляційного адміністративного суду. 

Після визначення автоматизованою системою судді-доповідача склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою системою згідно з налаштуваннями складу колегій суддів, та відображається у Протоколі автоматизованого розподілу судової справи між суддями.

4.3.         Повторний автоматизований розподіл

4.3.1.  Повторний автоматизований розподіл справ між суддями здійснюється у наступних випадках:

          а) у разі задоволення відводу або самовідводу судді-доповідача або всього складу суду (п. 2.3.49 Положення);

         б) у визначених законодавством випадках (неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень, досягнення 65-річного віку тощо. (п. 2.3.52 Положення).

         в) у випадку, коли справа не отримана суддею-доповідачем своєчасно, у зв’язку з виходом судді на лікарняний (тимчасовою непрацездатністю), з метою не допущення порушення процесуальних строків

4.3.2. Повторний автоматизований розподіл судових справ у всіх випадках здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки).

4.3.3. У разі неможливості виконання обов’язків суддями-учасниками колегії (відпустка, тимчасовою непрацездатністю, відрядженням тощо), які не є суддями-доповідачами у конкретній адміністративній справі, повторний автоматизований розподіл справ не здійснюється. 

У таких випадках, замість відсутнього судді (суддів), до складу колегії для розгляду адміністративної справи залучається суддя (судді) із списку резервних суддів затвердженого рішенням зборів суддів Харківського апеляційного адміністративного суду .

4.3.4. Заміна судді-учасника колегії здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) виключно автоматизованою системою діловодства суду.

4.3.5.  За наслідками повторного автоматичного розподілу справ або заміни судді-учасника колегії автоматизованою системою діловодства суду формується Протокол повторного автоматизованого розподілу із зазначенням судді-доповідача та суддів-учасників колегії.

4.4.         Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

4.4.1.  Судові справи, що надійшли із суду вищої інстанції після скасування ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям-доповідачам, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

4.4.2. Зазначені у п. 4.4.1. справи передаються судді-доповідачу на підставі Протоколу передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.